Mungkin anda sebagai seorang IT Security di tempat anda bekerja telah memastikan bahwa Firewall pada jaringan kantor anda tidak dapat dijebol, atau anda telah mengamankan akses pada penyimpanan dokumen atau data sensitif pada gedung kantor anda atau bahkan anda telah memastikan bahwa kantor anda telah terbebas dari penyadapan. Hal-hal tersebut menjadi hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan keamanan di kantor anda. Namun apakah anda satu lubang besar yang sering dilakukan oleh pegawai pada kantor anda. Kesalahan tersebut adalah pada meja para pegawai yang bekerja di kantor anda. Pada meja kerja atau ruang kerja seringkali terdapat informasi yang sensitif dan informasi tersebut bisa membahayakan jika jatuh ke tangan yang salah.
Berikut adalah kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan oleh seorang pegawai di meja kerjanya yang dapat membahayakan keamanan kantor:
Menulis Password Pada Catatan Tempel
Seringkali seorang pegawai pada sebuah perusahaan, sangat sulit mengingat password yang dimilikinya. Untuk mengingat password tersebut, para pegawai seringkali menuliskan password tersebut pada selembar kertas atau membuat catatan tempel dan menempelkannya komputernya.
Kebiasaan ini bisa berbahaya bagi keamanan informasi perusahaan tersebut karena ketika kantor tutup, banyak orang asing yang dapat masuk ke dalam ruang kantor kita. Dapat dibayangkan ketika orang asing tersebut melihat password yang telah kita tulis di catatan tempel pada komputer lalu mencoba untuk mengakses akun kita.
Mencatat Informasi Sensitif Pada Papan Tulis
Seorang pegawai seringkali menulis hasil rapat atau obrolan mengenai pekerjaan pada papan tulis. Tulisan yang dicatat pada papan tulis tersebut kadang adalah informasi yang sensitif atau rahasia. Terkadang kita lupa untuk menghapus informasi tersebut sehingga dapat dimanfaatkan jika dilihat oleh competitor usaha kita. Setelah rapat atau pertemuan yang memungkinkan kita untuk mencatat di papan, kita sebaiknya menghapus papan tulis tersebut agar tidak dapat dibaca oleh orang lain.
Meninggalkan Dokumen Sensitif di Meja Kerja
Terkadang kita terbiasa untuk meletakkan dokumen-dokumen penting kantor pada meja kerja. Sama halnya dengan informasi yang dicatat pada papan tulis, data yang terdapat pada dokumen-dokumen tersebut dapat merugikan perusahaan jika dimanfaatkan oleh pihak yang salah. Sebaiknya segala dokumen yang mengandung data sensitive atau rahasia di simpan di lemari atau laci yang terkunci.
Meninggalkan Kalender dan Agenda pada Meja Kerja
Kalender dan agenda dapat memberikan informasi yang sensitif dan rahasia. Terkadang kita suka menandakan hari penting untuk rapat atau jadwal bertemu klien di agenda atau kalender, tetapi kerap kali kita meletakkan kalender tersebut di meja kerja. Informasi tersebut dapat diketahui oleh kompetitor kita di kantor atau di luar kantor. Sebaiknya sebelum pulang kerja kita merapikan meja kerja kita dan menyimpan agenda atau membawanya.
Meninggalkan Kartu Akses
Kartu akses adalah salah satu benda yang cukup penting, yang sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor. Kartu akses menjadi benda yang penting karena dapat melindungi ruang kantor dari orang asing. Tetapi betapa pentingnya benda ini, kita sering melupakan dan meletakannya di sembarang tempat. Kadang kita berfikir untuk menyembunyikan kartu akses di bawah keyboard, karena merasa di situlah tempat yang paling aman. Namun hal tersebut sama sekali bukan cara yang aman karena itu sama saja dengan meletakan kunci rumah di bawah keset, dan itu menjadi tempat pertama yang pencuri akan lihat. Jika kartu akses jatuh ke tangan orang yang salah maka dapat menyebabkan orang yang tidak berkepentingan keluar masuk ruangan kantor kita dengan leluasa. Disarankan untuk selalu membawa kartu akses dan tidak pernah meletakannya sembarangan.
Melupakan Bekas Kertas Yang Telah Di-Print
Terkadang kita melupakan kertas yang telah di-print dan membuangnya sembarangan kertas yang tidak dipakai. Hati-hati terhadap kebiasaan ini, karena bisa jadi pada kertas print yang tidak dipakai terdapat dokumen penting. Kertas hasil print yang dibuang tersebut dapat jatuh ke tangan orang yang tidak berkepentingan di luar kantor. Disarankan setelah melakukan pencetakan melalui mesin print, kertas yang tidak dipakai sebaiknya dirusak dengan mesin perusak kertas.
Berikut adalah kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan oleh seorang pegawai di meja kerjanya yang dapat membahayakan keamanan kantor:
Menulis Password Pada Catatan Tempel
Seringkali seorang pegawai pada sebuah perusahaan, sangat sulit mengingat password yang dimilikinya. Untuk mengingat password tersebut, para pegawai seringkali menuliskan password tersebut pada selembar kertas atau membuat catatan tempel dan menempelkannya komputernya.
Kebiasaan ini bisa berbahaya bagi keamanan informasi perusahaan tersebut karena ketika kantor tutup, banyak orang asing yang dapat masuk ke dalam ruang kantor kita. Dapat dibayangkan ketika orang asing tersebut melihat password yang telah kita tulis di catatan tempel pada komputer lalu mencoba untuk mengakses akun kita.
Mencatat Informasi Sensitif Pada Papan Tulis
Seorang pegawai seringkali menulis hasil rapat atau obrolan mengenai pekerjaan pada papan tulis. Tulisan yang dicatat pada papan tulis tersebut kadang adalah informasi yang sensitif atau rahasia. Terkadang kita lupa untuk menghapus informasi tersebut sehingga dapat dimanfaatkan jika dilihat oleh competitor usaha kita. Setelah rapat atau pertemuan yang memungkinkan kita untuk mencatat di papan, kita sebaiknya menghapus papan tulis tersebut agar tidak dapat dibaca oleh orang lain.
Meninggalkan Dokumen Sensitif di Meja Kerja
Terkadang kita terbiasa untuk meletakkan dokumen-dokumen penting kantor pada meja kerja. Sama halnya dengan informasi yang dicatat pada papan tulis, data yang terdapat pada dokumen-dokumen tersebut dapat merugikan perusahaan jika dimanfaatkan oleh pihak yang salah. Sebaiknya segala dokumen yang mengandung data sensitive atau rahasia di simpan di lemari atau laci yang terkunci.
Meninggalkan Kalender dan Agenda pada Meja Kerja
Kalender dan agenda dapat memberikan informasi yang sensitif dan rahasia. Terkadang kita suka menandakan hari penting untuk rapat atau jadwal bertemu klien di agenda atau kalender, tetapi kerap kali kita meletakkan kalender tersebut di meja kerja. Informasi tersebut dapat diketahui oleh kompetitor kita di kantor atau di luar kantor. Sebaiknya sebelum pulang kerja kita merapikan meja kerja kita dan menyimpan agenda atau membawanya.
Meninggalkan Kartu Akses
Kartu akses adalah salah satu benda yang cukup penting, yang sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor. Kartu akses menjadi benda yang penting karena dapat melindungi ruang kantor dari orang asing. Tetapi betapa pentingnya benda ini, kita sering melupakan dan meletakannya di sembarang tempat. Kadang kita berfikir untuk menyembunyikan kartu akses di bawah keyboard, karena merasa di situlah tempat yang paling aman. Namun hal tersebut sama sekali bukan cara yang aman karena itu sama saja dengan meletakan kunci rumah di bawah keset, dan itu menjadi tempat pertama yang pencuri akan lihat. Jika kartu akses jatuh ke tangan orang yang salah maka dapat menyebabkan orang yang tidak berkepentingan keluar masuk ruangan kantor kita dengan leluasa. Disarankan untuk selalu membawa kartu akses dan tidak pernah meletakannya sembarangan.
Melupakan Bekas Kertas Yang Telah Di-Print
Terkadang kita melupakan kertas yang telah di-print dan membuangnya sembarangan kertas yang tidak dipakai. Hati-hati terhadap kebiasaan ini, karena bisa jadi pada kertas print yang tidak dipakai terdapat dokumen penting. Kertas hasil print yang dibuang tersebut dapat jatuh ke tangan orang yang tidak berkepentingan di luar kantor. Disarankan setelah melakukan pencetakan melalui mesin print, kertas yang tidak dipakai sebaiknya dirusak dengan mesin perusak kertas.